Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Empresa de ferries aumenta la frecuencia y velocidad de las actualizaciones de la información de seguridad en la navegación

BC Ferries quería mejorar sus métodos manuales para actualizar políticas y procedimientos cruciales de forma que siguieran siempre las prácticas recomendadas y que cumplieran con las normativas sujetas a cambios. La empresa trabajó con itgroove para implementar eFleet, un sistema automatizado en el que se pueden hacer búsquedas, basado en Nintex Workflow y en Microsoft SharePoint Server 2010. El sistema cuesta menos de un tercio que las soluciones que habían probado antes, estimula la productividad y BC Ferries puede ampliar los procesos automatizados de flujos de trabajo a otras áreas de la empresa para obtener un retorno de la inversión aún mayor. Y, lo que es más importante, BC Ferries ahora tiene todavía más capacidad para proteger a sus pasajeros y a su tripulación gracias a una información sobre seguridad accesible y siempre al día.

Necesidades de la empresa

Tanto para vacaciones familiares como para desplazarse a diario, más de 20 millones de personas dependen de BC Ferries para viajar entre destinos de la costa de la Colombia Británica cada año. La misión de la empresa es prestar unos servicios de transporte marítimo seguros, fiables y eficientes que superen las expectativas de sus clientes, empleados y comunidades. La garantía de la seguridad de sus clientes y empleados es una de las prioridades en todos los aspectos de BC Ferries. La empresa cumple con la última normativa de seguridad y se esfuerza por implantar las prácticas recomendadas en la medida de lo posible, a fin de aprender de situaciones anteriores para mejorar la seguridad. Pero el mantenimiento de normativas y procedimientos siempre actualizados en sus 35 barcos y 47 terminales planteaba unos grandes desafíos. "Cada barco tenía 800 cm de archivadores llenos de nuestras políticas y procedimientos: si los apiláramos todos, la pila sería tan alta como la torre Eiffel", recuerda Rob Morrison, gestor de TI en BC Ferries. "Además de ocupar un espacio precioso, con tanto papel para los empleados era complicadísimo encontrar información y aumentaba el riesgo de que no se enteraran de los cambios en la normativa. La puesta al día de las políticas y los procedimientos implicaba un proceso manual muy laborioso de aprobaciones, plagado de problemas de control de las versiones y de confusiones sobre quién tenía que aprobar qué cambios. "Nos consumía tanto tiempo que solo lo poníamos al día una o dos veces al año", afirma Morrison. "Queríamos eliminar los cuellos de botella del proceso y tener un rastro de auditoría mejor.

Aplicación de la solución correcta

En los intentos anteriores de BC Ferries de solucionar los problemas de su proceso de aprobación, habían utilizado las funciones nativas de SharePoint y habían probado un código personalizado de terceras partes, pero ninguno de ellos les daba las funciones que necesitaban. Decidido a desarrollar una solución sólida y flexible, BC Ferries consultó a itgroove, una empresa de consultoría de TI especializada en las soluciones de Microsoft SharePoint.

"Vimos que podíamos usar Nintex Workflow y Microsoft SharePoint Server 2010 para agilizar el proceso de aprobación, y que BC Ferries podría utilizar la misma solución para mejorar otras áreas del negocio", dice Sean Wallbridge, presidente y consultor jefe de itgroove.

BC Ferries e itgroove desarrollaron varios flujos de trabajo. El primero de ellos respalda a la empresa en la revisión y aprobación de nuevas políticas y procedimientos. El flujo de trabajo incluye más de 340 pasos y lo utilizan cientos de autores de documentos y más de 50 encargados de dar su aprobación. Además, los empleados ahora tienen un mecanismo para ver en el acto solo los datos actualizados recientemente, lo que garantiza que estén siempre al día de los cambios importantes en seguridad, en normativa y en otros aspectos.

Los consultores de itgroove también integraron Nintex Workflow con la herramienta Muhimbi PDF Converter for SharePoint, que BC Ferries había comprado previamente y que incluye compatibilidad nativa con Nintex Workflow. BC Ferries puede utilizar un proceso automatizado de flujos de trabajo para combinar documentos en archivos PDF. Esto resulta especialmente importante, pues la empresa posee unos 90 manuales distintos, que tenía que fusionar y luego copiar en los servidores de los buques de toda la flota para que pudieran acceder a ellos sin conexión a Internet. La solución puede procesar más de 10 000 documentos sin formato en menos de 5 horas.

La solución se llama eFleet y se activó en enero de 2012. BC Ferries e itgroove siguen añadiendo funciones para adaptarse a los cambios en los requisitos de la empresa.

Qué hemos conseguido

BC Ferries ahora tiene una forma eficiente de producir y consumir los cambios clave en las políticas y en los procedimientos, fundamental para la seguridad de pasajeros y empleados, una de las grandes preocupaciones de la empresa.

"Es imprescindible tener un acceso fácil a la información y la política actual y relevante para tomar decisiones operativas eficientes, coherentes y seguras", afirma Morrison. "El sistema eFleet está diseñado para agilizar el antiguo sistema basado en papel y para ayudar a los empleados a estar al día. Y todo esto es posible gracias a SharePoint Server 2010, a Nintex Workflow y a nuestros amigos de itgroove".

  • Empleados más eficientes – BC Ferries ahora tiene un acceso rápido y sencillo a información muy importante, y los procesos para aprobar esa información consumen mucho menos tiempo que antes. "Antes de que implementáramos Nintex Workflow, enviábamos los datos actualizados con un retraso a veces de hasta 6 meses debido a lo laborioso del proceso", recuerda Brad Judson, Gestor del Sistema de Gestión de Seguridad de BC Ferries. "Ahora damos actualizaciones cada semana y podemos mantener a nuestros empleados totalmente informados de los últimos cambios en la normativa y en la seguridad".
  • Información fácil de encontrar – Como en eFleet se puede hacer búsquedas, los empleados ahora aprovechan el tiempo de una forma más productiva. "Ahora, cuando la Supervisora de una terminal quiere revisar los procedimientos de inicio diarios en Horseshoe Bay, solo tiene que escribir esas palabras clave en SharePoint y recibe esa información inmediatamente", afirma Morrison.
  • Desarrollo muy rápido – BC Ferries consiguió poner en marcha eFleet en muy poco tiempo, en parte gracias a la facilidad de desarrollo que itgroove encontró en Nintex. "Tener partes reutilizables que puedes aplicar a los requisitos nuevos ahorra mucho tiempo de desarrollo", dice Wallbridge. "Además, el flujo de trabajo tipo 'plug-and-play' que permite Nintex Workflow sería imposible con las funciones nativas de SharePoint".
  • Solución rentable para un retorno de la inversión muy rápido – Si BC Ferries hubiera seguido con sus antiguas soluciones, la empresa habría gastado el triple de lo que invirtió en Nintex. "Amortizamos el gasto en Nintex el primer mes de implementación, y podemos usarlo para automatizar y mejorar los flujos de trabajo de otras áreas de nuestra organización y así conseguir un retorno de la inversión aún mejor", afirma Morrison.

"Es imprescindible tener un acceso fácil a la información y la política actual y relevante para tomar decisiones operativas eficientes, coherentes y seguras". Y todo esto es posible gracias a SharePoint Server 2010, a Nintex Workflow y a nuestros amigos de itgroove".
Rob Morrison, responsable de TI, BC Ferries

BC Ferries
Company
BC Ferries
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Country
Canadá
Industry
Transportes
Business Situation
BC Ferries tenía un método muy lento de revisión y distribución manual de información en papel sobre procesos y procedimientos en sus 35 barcos y 47 terminales, lo que aumentaba el riesgo de que los empleados no recibieran las últimas noticias sobre seguridad a tiempo.
Solution
La empresa trabajó con el partner itgroove para implementar un sistema automatizado de aprobación y publicación basado en Nintex Workflow, Microsoft Office SharePoint Server 2010 y Muhimbi.
Benefits
  • Empleados más eficientes
  • Información fácil de encontrar
  • Desarrollo muy rápido
  • Solución rentable para un retorno de la inversión muy rápido

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