Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Caso práctico del grupo Bender

Bender es líder en el mercado en sistemas de monitorización para seguridad eléctrica. Durante más de seis décadas, Bender ha desarrollado y producido artículos de gran calidad para la medición y monitorización de sistemas eléctricos que gozan de una excelente reputación y se utilizan en el mundo entero.

Bender también ofrece soluciones y servicios a varios sectores como Hospitales, minería, industria de automoción, fabricantes de maquinaria, barcos y submarinos, así como movilidad en Internet e instalaciones de energía solar y eólica. La sede de Bender se encuentra en Gruenburgo, Alemania, y tiene oficinas, agencias y distribuidores en más de seis países.

El grupo Bender posee una larga tradición familiar y la misión de la empresa es ...crear las nuevas tecnologías para la manipulación segura de la energía eléctrica: y asegurar así la protección de las personas y el funcionamiento seguro de la maquinaria, los sistemas y las plantas de producción...

En 1971 Bender presentó el primer A-ISOMETER electrónico; la empresa contaba con 28 trabajadores. Hoy Bender emplea a más de 600 personas en todo el mundo y muchos empleados que han trabajado desde 1970 se acercan a la edad de jubilación. Estos empleados tienen un conocimiento exhaustivo de los sistemas de Bender y de los productos que desean retener para pasar a los equipos de trabajo de hoy y del mañana.

Aunque siempre han sido líderes tecnológicos con sus productos y servicios, muchos de los procesos internos de Benders eran ineficaces. Además, la información importante para una audiencia específica, y en ocasiones más amplia, no se compartía con facilidad ni estaba a disposición de las personas interesadas. Bender ha comprendido la necesidad de optimizar y está incentivando a los empleados a través del sector empresarial para que se adapten a nuevas herramientas y tecnologías que aumentarán su eficacia en las prácticas laborales y permitirán aplicar sus habilidades para que la empresa avance. El objetivo inicial ha sido eliminar los procesos en papel que les llevaban a cometer errores inadvertidamente o retrasos de tiempo.

Bender ha invertido mucho en software de Microsoft. Así, la decisión de avanzar para captar el conocimiento de los empleados antes de que se jubilen y automatizar los procesos hechos en formularios de papel, les llevó directamente a la decisión de implantar un entorno de colaboración basado en SharePoint 2010.

En una instalación previa basada en SharePoint Services 2007, Bender implementó formularios de InfoPath y flujos de trabajo de SharePoint Designer para automatizar los procesos en papel. Dentro de la implementación de SharePoint 2010, Bender llegó rápidamente a la conclusión de que el uso de SharePoint Designer llevaría demasiado tiempo y sería muy complejo de forma continuada porque no contaban con programadores en sus equipos de usuarios principales. El partner de implementación de TI, IPI GmbH, también partner de Nintex, recomendó que la mejor solución para sus necesidades era Nintex Workflow 2010.

Mientras que su objetivo más ambicioso era reemplazar todos los formularios en papel para finales de 2012, el objetivo a corto plazo consistía en automatizar un número de procesos por departamento, y han demostrado las ganancias que pueden hacerse rápidamente, además de estimular a los empleados para pensar sobre las posibilidades a largo plazo, los beneficios que obtienen como individuos, en los distintos departamentos y en la empresa en general, y cómo participar activamente.

La adopción de un entorno de colaboración en todo el negocio se ha servido de Nintex Workflow para cambiar el nombre de los documentos e imágenes cargadas en la intranet de la empresa antes de publicarse, de manera que los nombres cumplen las convenciones de nomenclatura establecidas. Para controlar el crecimiento y el uso de SharePoint, las solicitudes de nuevos sitios SharePoint se canalizan para su aprobación y una vez que se ha creado un sitio, la actividad del sitio se controla, y los sitios se pueden eliminar después de un periodo de inactividad. Todos las solicitudes de soporte para TI se gestionan mediante un sistema de tickets de SharePoint cuya prioridad, notificaciones y presentaciones en instancias superiores se llevan a cabo con Nintex Workflow.

El equipo de gestión de calidad evalúa la calidad de los productos de Bender mediante la recolección y análisis de todos los informes de fallos enviados por los departamentos sobre toda la actividad y trabajo, para asegurar los elevados estándares de calidad que distinguen a Bender. Los procesos en papel seguidos en los departamentos para enviar los fallos eran proclives a errores y solían llevar de 3 a 4 días. Ahora el proceso de someter los fallos se cumplimenta en un formulario electrónico, disponible en la plataforma de colaboración de la empresa, que una vez enviado se enruta a través de un flujo de trabajo a los miembros del equipo de gestión de calidad. Ahora el equipo recibe los informes el mismo día que se hacen y puede hacer informes de fallos y reaccionar a ellos con precisión. Oliver Böhmer, director de tecnología del grupo Bender señaló "El proceso ha hecho responsables a todos los implicados, porque ahora todos los miembros del equipo ven las causas de un fallo y, en consecuencia, producen con más calidad, ya que los fallos se solucionan con rapidez y se subsanan en producción".

Al principio el permiso para crear flujos de trabajo descansaba en el departamento de TI únicamente, pero Bender espera que la mitad de sus trabajadores utilicen Nintex Workflow 2010 igual que SharePoint.

Los formularios impresos que ahora serán sustituidos son solicitudes de ausencias que se usarán para que los trabajadores pidan vacaciones, bajas por enfermedad o permisos temporales. Las solicitudes se ejecutarán a través de una línea directa de aprobación de los jefes, de recursos humanos para comprobar que tienen el permiso disponible y del departamento de nóminas para el cálculo de la nómina. A partir del éxito obtenido por el equipo de gestión de calidad, Bender planea aplicar un proceso similar para automatizar la gestión de los cambios de producto, que implicará a 13 o 12 departamentos en la empresa incluyendo ventas, producción e investigación, para hacer sugerencias sobre el producto y que estas sugerencias se canalicen para su evaluación según factores como el mapa de producto, la aplicación práctica, la satisfacción del cliente y el sentido comercial. Los empleados de toda la empresa podrán presentar sugerencias que mejoren los productos de Benders. Al finalizar Oliver Böhmer comentó "estamos bien situados en el camino de asegurar que nuestro conocimiento se aprovecha, los procesos se automatizan con la vista puesta en los beneficios a largo plazo y nuestros empleados son parte activa de la definición de estos procesos para obtener más colaboración y eficacia".

Bender
Company
Grupo Bender
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Country
Alemania
Industry
Fabricación industrial
Business Situation
Además, la información importante para una audiencia específica y en ocasiones más amplia no se compartía con facilidad ni estaba disponible para las personas interesadas. Bender quería que la empresa avanzara, fuera más eficiente y ayudara a los empleados a traspasar el conocimiento dentro de la empresa.
Solution
IPI GmbH, un socio de Nintex, introdujo en Bender basado en un entorno de colaboración de SharePoint 2010 con Nintex Workflow 2010 para la captación del conocimiento de los empleados y automatizar los procesos hechos tradicionalmente en formularios de papel.
Benefits
  • Mayor eficiencia
  • Procesos en papel eliminados
  • Colaboración y conocimiento compartido
  • Aumento de la gestión de calidad

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