Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Firma de ingeniería mejora la visibilidad y los procesos, y retiene el mismo nivel

BGC Engineering Inc. ha alcanzado una reputación internacional por los excelentes servicios que proporciona en ciencias naturales aplicadas a sus clientes. La empresa quería que los procesos evolucionaran con una aplicación flexible y sólida, sin inversión en código personalizado. BGC implementó Nintex Workflow, Nintex Forms y Nintex Live para automatizar los procesos internos y ofrecer más información a los empleados. La solución ha permitido a BGC acelerar las actividades y aumentar las tasas de utilización, a la vez que se mantienen los elevados estándares de calidad que esperan sus clientes.

Necesidades de la empresa

Creada en 1990 en Vancouver, Canadá, BGC Engineering Inc. ha pasado de tener unos cuantos empleados fundadores a ser una firma internacional con 300 trabajadores en 9 oficinas en toda América.

Al mismo tiempo que su evolución, BGC ha desarrollado procedimientos muy completos que garantizan la calidad del trabajo. Por ejemplo, todos los documentos que llegan a los clientes se revisan varias veces y pasan por la revisión final de un miembro experimentado del personal. La gestión de este proceso no era complicada cuando BGC era pequeña, pero ha ido creciendo a un ritmo constante durante muchos años. "Gestionar todas las revisiones de los documentos coherentemente en los diferentes proyectos se convirtió en un auténtico reto a medida que la empresa crecía", dice Clint Logue, ingeniero geólogo sénior, BGC Engineering.

Los procedimientos basados en la calidad son parte de la cultura de BGC, desde la contratación del personal, la incorporación al puesto de trabajo, la asignación de los proyectos y el seguimiento. BGC quería automatizar las tareas y ofrecer más información sobre los flujos de trabajo para reducir la sobrecarga administrativa y garantizar que las tareas se finalizaban a tiempo y con eficacia.

BGC ya ha había formado equipo con Dynamic Owl Consulting, una empresa consultora de Microsoft SharePoint ubicada en Vancouver, Canadá, para implementar una solución de Microsoft SharePoint 2010 para la gestión de archivos y de la información. BGC entonces pidió a Dynamic Owl que creara una solución que hiciera los procesos más eficientes, fiables y ampliables para que la empresa mantuviera la cultura de excelencia mientras continuaba su expansión.

Aplicación de la solución correcta

Dynamic Owl recomendó el uso de Nintex Workflow para la implementación de los procesos en SharePoint. Con Nintex Workflow, Dynamic Owl automatizó las tareas dentro de SharePoint y agregó funcionalidad, como las notificaciones, sin escribir código personalizado. Dynamic Owl también propuso el uso de Nintex Forms para la captación de datos con formularios sencillos y bien diseñados.

BGC ha implementado por el momento unos 50 flujos de trabajo y 10 formularios únicos. Nintex ha cambiado la forma de trabajar los empleados automatizando las tareas, ofreciendo notificaciones sobre las actividades que se realizarán y permitiendo la visibilidad a todas las partes interesadas. Algunos ejemplos:

  • Revisiones de documentos. Cada empleado dispone de un sitio de SharePoint donde llevar a cabo el seguimiento de los documentos que requieren revisión. El cambio de estado de un documento inicia las notificaciones del siguiente paso de la revisión y actualiza el sitio de seguimiento del jefe.
  • Formularios de aplicación profesional de BGC. Dynamic Owl usó los servicios en la nube de Nintex Forms y Nintex Live para desarrollar una aplicación basada en web para la contratación de personal. El formulario muestra de forma dinámica fotos de las oficinas de BCG y frases de los trabajadores, y los posibles futuros contratados perciben detalles de la cultura de la empresa. Cuando los solicitantes rellenan el formulario, los datos y los archivos se envían a SharePoint, donde se utilizan durante el proceso de selección y contratación de personal.
  • Incorporación. Una vez contratados, los nuevos empleados reciben las credenciales y cuentas de Active Directory para las aplicaciones obligatorias, como Microsoft Exchange y Microsoft Lync. El proceso de incorporación lleva más de 80 tareas asociadas con cada nuevo empleado. La solución ofrece visibilidad en cada tarea y envía notificaciones sobre futuros temas y actividades que van con retraso.

"Nintex Workflows nos permite usar SharePoint para más cosas que la colaboración únicamente. Podemos desarrollar aplicaciones personalizadas para gestionar contratos, programación, incorporaciones laborales, prácticamente todo lo que hacemos" dice Logue.

Qué hemos conseguido

La solución de Nintex ha permitido a BGC mantener los procesos y la cultura que tanto ayudó a su éxito. "Nintex nos permite mantener la calidad de nuestro trabajo y mantener la atracción del personal y los clientes por nuestros procesos", dice Logue.

Procesos eficientes

BGC ha reducido de forma significativa la entrada manual de datos y el tiempo dedicado al seguimiento de los procesos. "Como ya no es necesario que introduzcamos los datos importantes, el tiempo dedicado a configurar las cuentas de los nuevos empleados se ha reducido de 2 horas a 10 minutos", dice Logue.

Otro gran impacto sobre la eficiencia proviene de la visibilidad que ofrece la solución de Nintex. "Ahora sé que no tendremos sorpresas, como que alguien se presente a trabajar sin que se le espere. Hay un gran valor empresarial al asegurar que los nuevos empleados son facturables en el momento", dice Logue.

La solución también ha ayudado a asegurar las respuestas a tiempo a los clientes y a los candidatos. "Como nuestras revisiones están más organizadas, los documentos se despachan más deprisa. Nuestra reputación es parte esencial de nuestra actividad y estos flujos de trabajo nos ayudan a mantenerla", dice Logue.

Fácil de implementar

Para BGC es impresionante la rapidez y la facilidad para crear nuevos flujos de trabajo con Nintex. "Nintex tiene una interfaz visual, de forma que cuando trabajamos con Dynamic Owl para crear los flujos de trabajo, sabemos cómo funcionarán", dice Logue. "Podemos tener el flujo de trabajo de la revisión de documentos funcionando en 10 minutos".

Michal Pisarek, cofundador de Dynamic Owl Consulting añade, "Muchas personas piensan que los flujos de trabajo no cambian, pero en realidad tienen que modificarse con frecuencia, y con Nintex podemos implementar esos cambios rápidamente. Resulta mucho mejor que el código personalizado. Hacer un caso de negocio para Nintex siempre es sencillo porque sabemos que ahorrará dinero a los clientes en muchas áreas".

Dado que es posible implementar soluciones complejas sin código personalizado, la solución de Nintex se actualiza y mantiene fácilmente. "La escalabilidad y facilidad de las actualizaciones eran factores críticos para implementar Nintex", dice Logue. "Por esa razón, la actualización a SharePoint 2013 fue muy directa, mientras que algunos de nuestros entornos son demasiado costosos debido al código personalizado".

Logue resume así, "Estamos muy contentos con Nintex y veo la continuidad para mejorar nuestros procesos empresariales más y más gracias a Nintex".

BGC
Company
BGC Engineering Inc.
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Country
Canadá
Industry
Servicios profesionales
Business Situation

BGC crece a un ritmo rápido, en gran medida por un trabajo de gran calibre apoyado en sólidos procesos empresariales. A medida que el negocio crecía, la gestión de esos procesos se hacía más compleja.

Solution

BGC eligió Nintex Workflow, Nintex Forms y Nintex Live para automatizar rápida y sencillamente los procesos empresariales y ofrecer más visibilidad.

Benefits
  • Reducción del tiempo dedicado a la introducción y el seguimiento de datos
  • Aumento de la visibilidad de los procesos
  • Mejora de la respuesta al cliente y a los candidatos
  • Implementación y actualizaciones sencillas

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BGC Engineering

Dynamic Owl ayuda a BGC a mejorar los procesos con Nintex

Vea cómo BGC Engineering utiliza Nintex Forms y Nintex Mobile para automatizar la recopilación diaria de complejos datos de campo.

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