Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Proveedor de productos químicos acelera su proceso de compras de suministro más de un 90 % con Nintex

El responsable de Compras de Buckman, un líder global en suministros químicos especializados, estaba desbordado por los correos electrónicos. Durante el ciclo de compras de suministros, podía recibir docenas de correos por un solo artículo. Ese proceso, multiplicado por los cientos de productos que su departamento manejaba cada mes, le colapsaba la bandeja de entrada todos los días. "Tenía la certeza de que ese proceso se podía hacer mucho más eficiente, pero no sabía por dónde empezar", afirma.

Fundada en 1945, Buckman es una empresa global de suministros químicos especializados con certificación ISO y unas ventas anuales de más de 600 millones de US$. Con sede en Memphis (Tennessee), la empresa opera en más de 90 países, con 10 fábricas en todo el mundo y 1.700 empleados. Después de implementar Nintex Workflow y Nintex Forms, la organización de compra de suministros de EMEA (Europa, Oriente Medio y África) de Buckman mejoró drásticamente su eficiencia, su precisión y el servicio a sus clientes.

Los flujos de trabajo manuales retrasaban los procesos

Antes de implementar Nintex Workflow y Nintex Forms, el departamento de compra de suministros de Buckman dependía del correo electrónico para recopilar todos los datos técnicos, precios y aprobaciones necesarios para comprar los equipamientos y productos esenciales. Esto llevó a un proceso de compras muy largo, que a menudo exigía que los empleados dedicaran tiempo a consultar con expertos técnicos, a recopilar datos y especificaciones de múltiples recursos. Buckman necesitaba implantar un flujo de aprobaciones eficiente para las compras que redujera notablemente el volumen de la correspondencia entre la sede de EMEA y los representantes locales. "Necesitábamos un sistema que garantizara que la información llegara a las personas adecuadas y que interactuara con nuestro proceso de compra más rápido", dice el responsable de Compras.

El flujo de trabajo automatizado agiliza la compra de suministros

Buckman trabajó con Orbid, un líder en la conversión de procesos empresariales en TI, para implementar una solución basada en Nintex Workflow for SharePoint (un diseñador de flujos de trabajo que mejora los procesos empresariales y ofrece un retorno de la inversión muy rápido) y Nintex Forms, un diseñador basado en la Web de formularios de SharePoint muy fácil de usar. Proveedor de productos químicos acelera su proceso de compras de suministro más de un 90 % con Nintex

La solución de Nintex permitió a Buckman crear un flujo de trabajo inteligente que guía todo el proceso de introducción y aprobación de compras. Este nuevo flujo de trabajo organiza, agiliza y automatiza las comunicaciones de cada uno de los empleados clave. Dice el responsable de Compras: "Solíamos recibir 30 correos o más tan solo para comprar una pieza de un equipamiento. Ahora recibimos un correo con toda la información y las aprobaciones que necesitamos". Ahora los datos fundamentales y las aprobaciones se recopilan en cada fase del proceso y, si las respuestas o aprobaciones pertinentes no se reciben a tiempo, el flujo de trabajo de Nintex eleva los problemas a instancias superiores automáticamente.

Según el responsable de Compras, "Nintex resulta muy intuitivo para los usuarios. Lo mejor es que todas las personas de la cadena de aprobación, de principio a fin, pueden ver al instante si un pedido está retenido y exige una acción. Antes tendríamos que haber revisado montones de correos electrónicos para saber dónde se había estancado un pedido y por qué no salía adelante".

rocesamiento más rápido, compras más sencillas

Con Nintex, Buckman redujo considerablemente el tiempo de aprobación y procesamiento: de 3-5 semanas a unos pocos días. Y como Nintex se integra con Microsoft SharePoint, la organización ahora tiene un repositorio central que contiene todos los datos de apoyo y las especificaciones técnicas necesarias para realizar las compras.

"El poder realizar una compra sin tener que pedir más información a los expertos técnicos supone una mejora enorme para nosotros", dice el responsable de compras. "Nuestra experiencia con Nintex ha sido tan positiva que ahora estamos planteándonos migrar a Nintex Workflow y Nintex Forms for Office 365"

Buckman
Company
Buckman
Visit Website
Country
Estados Unidos
Industry
Fabricación
Business Situation
Los procesos manuales de Buckman, basados en correos electrónicos, ralentizaban las compras y provocaban retrasos en el correo electrónico de los empleados, que a su vez se traducían en retrasos en las compras de hasta 5 semanas.
Solution
Nintex Workflow for SharePoint ayudó a Buckman a automatizar sus flujos de trabajo de compras de suministros, y permitió a la empresa acelerar los ciclos de compras.
Benefits
  • Acelera los procesos en más de un 90 %
  • Elimina el tiempo dedicado a investigar
  • Agiliza las tareas de compras de suministros

Buckman Procurement


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