Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

DMS Health eliminó los retrasos y los errores en la entrada de datos con Nintex Workflow

Jeff Bladow, analista de sistemas de DMS Health Technologies, sabía que los procesos clave de su empresa eran cada vez más lentos por falta de automatización. Bladow y sus colegas sabían que DMS tenía que hacer cambios importantes en los flujos de trabajo para agilizar los procesos.

Creada en 1972 y con sede en Fargo, Dakota del Norte, DMS Health Technologies ofrece equipos médicos y servicios de diagnóstico por imagen en la industria sanitaria. DMS es distribuidor de equipos de diagnóstico por imagen y equipos de monitorización de pacientes de Philips Healthcare en la región y vende accesorios y suministros asociados en toda la nación. Además, DMS ofrece soluciones de diagnóstico por imagen fijo en las instalaciones, interino y móvil, como MRI, CT, PET/CT, medicina nuclear, ultrasonido, angiocardiografía, densiometría ósea y mamografías digitales en Estados Unidos.

Los procesos manuales provocaban retrasos y errores

DMS llevaba un tiempo luchando con los procesos en papel, que causaban retrasos en la productividad. Bladow dice, "Las funciones esenciales del negocio se hacían en papel, como recursos humanos, gestión de inventario, contabilidad y horarios, y estaban muy obsoletos, y percibíamos retrasos en casi todos los puntos".

Conseguir la aprobación de grandes sumas de capital llevaba semanas y nunca estábamos totalmente seguros de conseguir información precisa y coherente en la que basarnos para las evaluaciones y las aprobaciones. Se enviaban datos confidenciales de los pacientes por fax y se introducían manualmente en la base de datos de DMS, lo que provocaba errores en la introducción manual de datos que había que subsanar posteriormente. Los procesos en papel para hacer el seguimiento de los activos y el inventario eran laboriosos y daban lugar a retrasos e imprecisiones.

Encontrar una solución de flujos de trabajo "adecuada" no resultó sencillo para DMS. Previamente, la empresa había tratado de automatizar los procesos con el diseñador de Microsoft SharePoint, pero según Bladow, era demasiado complicado. "Llegó a ser tan frustrante, que nos rendimos intentando trabajar con él", dice. DMS necesitaba una solución de flujos de trabajo de uso sencillo que automatizara los procesos en papel, ahorrara tiempo y redujera o eliminara los errores de entrada de datos. Se descubrió que lo que necesitaban era Nintex Workflow.

Eliminar papeleo, mejorar la productividad

DMS trabajó con el proveedor de servicios, Nexus Innovations, proveedor de soluciones estratégicas para organizaciones con necesidades técnicas y de negocio complejas. Entre sus clientes figuran empresas de energía, industria, educación, sanidad y sector público.

Nexus y DMS implementaron Nintex Workflow, un potente y sencillo diseñador de flujos de trabajo que mejora los procesos empresariales y ofrece un gran retorno de la inversión. Dotando a los usuarios de herramientas potentes pero sencillas, Nintex Workflow les permite monitorizar, gestionar y reutilizar flujos de trabajo en cualquier parte, y ayuda a modelar y a mejorar los procesos, sea cual sea su complejidad. Se integra sin problemas con otros sistemas, herramientas y servicios, y potencia y amplía las funciones de SharePoint.

Con Nintex, DMS ha eliminado los procesos en papel que habían afectado seriamente a la productividad del negocio. Comenta Bladow, "Nintex Workflow ha cambiado realmente nuestra forma de trabajar, y hacemos las cosas con mucha más facilidad y nuestros datos confidenciales están mucho más seguros ahora".

Después de implementar Nintex Workflow, las aprobaciones de gastos de capital se completaban un 85 % más rápida y eficientemente, y las partes involucradas saben que recibirán toda la información pertinente en la que basar las aprobaciones. Ahora que los historiales de los pacientes están en formato digital, la confidencialidad y precisión de los datos ha mejorado significativamente, y los errores manuales se han eliminado radicalmente. El seguimiento de los activos y la gestión de los fletes se han facilitado y se puede procesar un 50 % más rápido.

"Nintex Workflow ha cambiado realmente nuestra forma de trabajar, y hacemos las cosas con mucha más facilidad y nuestros datos confidenciales están mucho más seguros ahora".

Jeff Bladow, analista de sistemas
DMS Health Technologies

Mirando al futuro con Nintex

Con Nintex Workflow, DMS ha logrado ganar en seguridad y precisión de datos, gestión de activos y canalización de las aprobaciones. En realidad, DMS está tan satisfecho con los productos y servicios de Nintex, dice Bladow, que se está planteando migrar de Microsoft InfoPath (que Microsoft va a descatalogar) a Nintex Forms el próximo año.

Logotipo de DMS Health Technologies
Company
DMS Health Technologies
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Country
Estados Unidos
Industry
Medicina/Salud
Business Situation

Los procesos en papel estaban causando retraso en la realización de funciones esenciales para la actividad empresarial.

Solution

Nintex Workflow eliminó los procesos hechos en papel y mejoró la seguridad de los datos, el seguimiento de los activos y la canalización de las aprobaciones.

Benefits
  • aprobaciones un 85 % más rápidas
  • Eliminación de errores en los datos
  • 50 % de gestión de activos más ágil

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