Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Empresa líder "Cash and Carry" estandariza y automatiza los procedimientos operativos

FEGRO/SELGROS es una empresa mayorista de autoservicio "cash and carry" que cuenta con más de 10 000 empleados y 80 almacenes de venta al por mayor. La empresa ofrece productos alimentarios y no alimentarios a restaurantes, empresas de catering, comercios y otros profesionales del sector alimentario de Europa central y oriental. La empresa recurrió al socio Fritz & Macziol para encontrar la solución que estandarizara y automatizara los procesos llevados a cabo en papel. Trabajando en colaboración, las empresas utilizaron Nintex Forms y Nintex Workflow para diseñar un sistema con el que crear y actualizar los procedimientos operativos habituales de la empresa con revisiones y aprobaciones obligatorias. Después, se centraron en la automatización de los procedimientos para lograr mayor transparencia y mejorar la eficiencia.

Necesidades de la empresa

Los procedimientos empresariales son esenciales en el éxito de cualquier actividad. Constituyen unas herramientas muy valiosas cuando se mantienen actualizadas y los empleados saben acceder a ellas, utilizarlas y aplicarlas.

FEGRO/SELGROS ha desarrollado un conjunto de procedimientos operativos estándar (SOP) que abarcan muchas de las actividades que realizan los empleados. Sin embargo, no contaba con un sistema que actualizara estos procedimientos.

Por otra parte, muchos de los procedimientos exigían que los empleados imprimieran formularios para la aprobación de la dirección. Todos estos procesos cuya aprobación dependía de un documento impreso ralentizaban la toma de decisiones y disminuían la productividad.

FEGRO/SELGROS comprendió la necesidad inmediata de implementar una intranet donde almacenar los SOP, de forma que los empleados tuvieran una forma sencilla de acceder a ellos. Cuando se examinaron los nuevos requisitos operativos, la dirección entendió que el proyecto brindaba la oportunidad de ir más allá del mero almacenamiento en línea de los procedimientos, y que también era posible simplificarlos y automatizarlos.

Aplicación de la solución correcta

FEGRO/SELGROS decidió utilizar Microsoft SharePoint Server 2010 para la solución de la intranet y conseguir el acceso y el control de versiones que necesitaban. Acudieron al grupo Fritz & Macziol, una empresa internacional de servicios tecnológicos, por su conocida reputación en Alemania como una de las principales consultoras de SharePoint. Durante el proceso de revisión y proyección inicial del proyecto de SharePoint, Fritz & Macziol planteó que FEGRO/SELGROS podría obtener una ventaja significativa con el proyecto si empleaba Nintex Forms para pasar de los procesos impresos en papel a un formato electrónico, y Nintex Workflow para la automatización de procesos dentro de SharePoint. "Recomendamos Nintex Forms para esta solución porque los formularios se programan con facilidad y están totalmente integrados en SharePoint", explica Patrick von der Heydt, consultor sénior de SharePoint, Servicios de centros de datos de Fritz & Macziol.

La implementación de SharePoint comenzó en noviembre de 2011 y en marzo de 2012 Fritz & Macziol pasó a centrarse en los SOP. En tan solo dos meses, desarrolló una solución de Nintex Forms para gestionar el modo de crear y actualizar los procedimientos. Después de cambiar el procedimiento y actualizar el historial de cambios, los usuarios pueden iniciar el flujo de trabajo de aprobación en Nintex Workflow. El flujo de trabajo convierte el documento aprobado en un archivo PDF y lo publica en la intranet.

El formulario utilizado en el proyecto para seleccionar un procedimiento es muy sofisticado y se utiliza JavaScript y jQuery para implementar acciones y filtros dinámicos. El formulario de selección filtra los procedimientos disponibles según el área funcional seleccionada y el tipo de procedimiento. Los procedimientos que se han desprotegido no están disponibles para su modificación. En el formulario se rellenan automáticamente las credenciales del usuario, y se efectúan los cambios y las aprobaciones necesarias. Si el usuario selecciona un procedimiento nuevo, se selecciona la plantilla adecuada para el mismo.

Después de este proyecto inicial, FEGRO/SELGROS comenzó a usar Nintex Forms y Nintex Workflow para automatizar una serie de procedimientos operativos estándar. "Una vez que comprendemos el proceso, Nintex Forms facilita el diseño de un formulario con la función de arrastrar y soltar en la interfaz del explorador", explica von der Heydt. "A continuación podemos integrarlo con Nintex Workflow y crear la aplicación".

Qué hemos conseguido

El uso de Nintex Forms y Nintex Workflow para gestionar y automatizar los SOP ha permitido a FEGRO/SELGROS ofrecer un entorno más estructurado y productivo a los empleados.

  • Procesos mejorados - FEGRO/SELGROS dispone ahora de procesos más fiables, bien documentados y de fácil ejecución. El seguimiento y la presentación a los niveles superiores de la dirección están integrados en Nintex Workflow y Nintex Forms, de modo que los elementos no se pierden entre un montón de papeles. "En lugar de esperar días a que llegue la aprobación, ahora la conseguimos en cuestión de horas", comenta Elena Schneider, directora de proyectos de TI en FEGRO/SELGROS.
  • Procedimientos que se encuentran fácilmente - Todos los SOP se ubican en un único lugar y los empleados los encuentran sin dificultad. "Nintex Forms se integra bien con nuestra intranet de SharePoint, de forma que nuestro personal encuentra fácilmente el formulario correcto y el seguimiento por todo el procedimiento", explica Schneider.
  • Fácil personalización - Gracias a una sencilla interfaz gráfica, los flujos de trabajo se pueden añadir o volver a diseñar en poco tiempo. Además, la implementación del proceso actualizado de nuevo en el servidor no requiere estados de inactividad. "La actualización de un formulario o de un flujo de trabajo se reduce a arrastrar elementos en la pantalla", comenta von der Heydt.

FEGRO/SELGROS expandirá la solución a toda la empresa para llegar a unos 5000 empleados. La empresa contempla un gran potencial de ventajas con la automatización de los procesos en otros departamentos. Con Nintex Forms y Nintex Workflow, FEGRO/SELGROS se está convirtiendo en una empresa más ágil y mejor preparada para servir a los clientes.

FEGRO/SELGROS
Company
FEGRO/SELGROS
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Country
Alemania
Industry
Mayorista de productos alimentarios
Business Situation
FEGRO/SELGROS utilizaba procesos en papel sin ningún tipo de control centralizado de los procedimientos. A los empleados les costaba saber si estaban usando la última versión y resultaba imposible hacer el seguimiento de un proceso o asegurar su correcta finalización.
Solution
En FEGRO/SELGROS se implementó Nintex Forms y Nintex Workflow en una nueva intranet de Microsoft SharePoint Server 2010. Se normalizaron y automatizaron los procesos que permiten llevar a cabo un seguimiento sencillo y eficaz del progreso de los elementos de trabajo.
Benefits
  • Mayor productividad por empleado
  • Aumento de la visibilidad de los procesos
  • Seguridad y fiabilidad mejoradas

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Fegro Selgros


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