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Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Compañía farmacéutica acaba con los cuellos de botella basados en papel para obtener aprobaciones de los viajes de sus empleados

Los viajes de trabajo siempre resultan, en menor o mayor grado, bastante estresantes, pero para los empleados de Ferring Pharmaceuticals también eran muy estresantes los preparativos del viaje. Las solicitudes de viajes se acumulaban y retrasaban por culpa de ineficiencias del proceso, y a veces los gestores no aprobaban el viaje hasta justo antes de la fecha prevista de partida.

Fundada en 1950, Ferring Pharmaceuticals es una empresa biofarmacéutica dedicada al desarrollo de productos para la salud reproductiva, urología, gastroenterología, endocrinología y ortopedia. Con sede en Saint-Prex (Suiza) y fábricas en Argentina, China, República Checa, Dinamarca, Alemania, Israel, México, Escocia y Suiza, Ferring está presente en los mercados de 60 países, y tiene una plantilla mundial de 5000 empleados.

Con el tiempo, Ferring se convirtió en pionera en el desarrollo y la venta de productos farmacéuticos basados en hormonas peptídicas producidas naturalmente por la glándula pituitaria. En la actualidad, Ferring dirige la investigación y desarrollo en colaboración con instituciones científicas, así como firmas de biotecnología y empresas farmacéuticas de todo el mundo.

Las aprobaciones manuales de viajes eran ineficientes y provocaban retrasos

En Ferring, el proceso de aprobación de viajes era ineficiente y dependía del papel. Según Giacomo Parato, Analista de TI en Ferring Pharmaceuticals, el proceso no solo consumía demasiado tiempo, sino que provocaba retrasos constantemente. "Nuestro proceso de aprobación de viajes no estaba optimizado", afirma. "Los empleados tenían que rellenar formularios impresos para viajar, y luego esperar a que los papeles pasaran por varios departamentos y muchas mesas".

Como los gestores solo podían recibir y aprobar las solicitudes de viajes cuando estaban físicamente en la oficina para tramitar el papeleo, a menudo se acumulaban las solicitudes y se retrasaban las aprobaciones. Con frecuencia, los viajes se aprobaban pocos días (a veces incluso pocas horas) antes de la fecha del viaje. "Conseguir la aprobación de un viaje era muy estresante", dice Parato. "Los empleados nunca sabían cuánto tardaría el proceso, ni si las solicitudes rebotarían y volverían a ellos debido a algún error en los datos".

Como las solicitudes de viajes se guardaban en papel, para el personal administrativo era complicadísimo emitir documentos cuando se los pedían para informes o auditorías de cumplimiento. Ferring necesitaba una solución que digitalizara y automatizara sus flujos de trabajo de aprobación de viajes; capacitar a los gestores para aprobar solicitudes aunque no estuvieran en la oficina ni conectados a la red, y que simplificara la búsqueda y el acceso a la documentación.

Workflow suprime el papel y permite aprobar solicitudes desde cualquier sitio

Ferring desarrolló e implementó una solución basada en Nintex Workflow y Nintex Forms. Nintex Workflow es un diseñador de flujos de trabajo muy fácil de usar que mejora los procesos empresariales y ofrece un retorno de la inversión rapidísimo.

Nintex Forms es un diseñador basado en la Web que permite crear formularios dentro de SharePoint de una manera rápida y sencilla. Ferring diseñó y construyó una biblioteca de SharePoint para las aprobaciones de viajes, y utilizó Nintex Workflow y Nintex Forms para facilitar los envíos y las aprobaciones.

Una aprobación de viajes más eficiente evita los retrasos

Como la solución de Nintex ha suprimido el papel en todo el proceso, las aprobaciones de viajes de Ferring son más rápidas, los tiempos de respuesta se han reducido notablemente y los administradores han observado menos errores en los datos enviados para su aprobación. "Nintex ha transformado totalmente nuestras aprobaciones de viajes", afirma Parato. "Esta solución ha convertido los retrasos y los datos erróneos en algo del pasado".

Dotando a los usuarios de herramientas potentes pero sencillas, Nintex Workflow les permite monitorizar, gestionar y reutilizar flujos de trabajo en cualquier parte, y ayuda a modelar y a mejorar los procesos, sea cual sea su complejidad. Se integra sin problemas con otros sistemas, herramientas y servicios, y potencia y amplía las funciones de SharePoint.

Ferring
Company
Ferring Pharmaceuticals
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Country
Suiza
Industry
Farmacéutica
Business Situation
Los empleados de Ferring tenían muchos problemas con el proceso de aprobación de viajes basado en papel.
Solution
Nintex Workflow y Nintex Forms suprimieron los procesos de solicitudes manuales, acabaron con los cuellos de botella del papeleo y capacitaron a los gestores para que pudieran aprobar las solicitudes rápidamente y desde cualquier lugar.
Benefits
  • Aprobaciones 85 % más rápidas
  • Proceso manual suprimido
  • Menos retrasos
  • Datos más precisos

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Ferring Pharmaceuticals Nintex Case Study


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