Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Una empresa de ingeniería automatiza los procesos de transmisión para reducir el riesgo y ganar en eficiencia

GBM Minerals Engineering Consultants Limited diseña y gestiona la construcción de plantas de extracción de minerales. Este tipo de actividad requiere la atención estricta a la gestión de la documentación para la correcta ejecución de los proyectos. La empresa trabajó con PointBeyond para implementar Nintex Workflow 2010 para la personalización, el seguimiento y la aprobación automatizada de los documentos. Como resultado, GBM ha impulsado una ingeniería productiva y de calidad, minimizando las ocasiones de enviar a los clientes documentos obsoletos o incorrectos, y ha mejorado la transparencia, con lo que ha aumentado la satisfacción de los clientes.

Necesidades de la empresa

Todo proyecto de ingeniería se beneficia de unos procesos eficientes, y esto es especialmente cierto en los proyectos de infraestructura y plantas de procesamiento de minerales, que conllevan una integración complicada de un costoso equipamiento que con frecuencia se encuentra en ubicaciones alejadas. Unas especificaciones incorrectas pueden dar lugar a que se envíe material o equipamiento incorrecto a la instalación, retrasos en la construcción y presupuestos reventados.

Por esta razón GBM Minerals Engineering Consultants Limited necesita llevar un seguimiento preciso de su documentación y gestionar con atención las transmisiones enviadas a los clientes (grupos específicos de documentos bajo el control de versiones). "Queríamos facilitar la interacción con los clientes y que nuestros ingenieros adoptaran las mejores prácticas en su trabajo", recuerda Joe Russell, director de ingeniería de GBM Minerals Engineering Consultants Limited.

GBM ha estado utilizando un sistema heredado para gestionar sus documentos, pero la empresa ha crecido por encima de la capacidad de dicho sistema. Por otra parte, los ingenieros y los controladores de la documentación de GBM han tenido que llevar a cabo laboriosas tareas para incorporar los borradores, especificaciones, hojas de cálculo y otros documentos importantes en el sistema. Estos pasos extra restaban tiempo a otras tareas más productivas y era sencillo equivocarse o completarlas incorrectamente, lo que aumentaba la posibilidad de error humano en las transmisiones.

También causaba problemas compartir las transmisiones con los clientes. El personal de los proyectos de GBM enviaba las transmisiones por correo electrónico, pero a menudo el gran tamaño de los archivos adjuntos creaba un problema. El correo electrónico no siempre proporcionaba el nivel de seguridad que tanto GBM como sus clientes precisaban para algunos proyectos confidenciales.

Aplicación de la solución correcta

Cuando GBM decidió reemplazar su sistema, acudió a un socio de muchos años, PointBeyond, una empresa tecnológica con sede en Londres que distribuye aplicaciones basadas en las tecnologías de Microsoft SharePoint. GBM necesitaba un sistema de gestión de documentos que diera cabida a un proceso de aprobación sofisticado, un esquema de numeración complejo y flexible para el seguimiento de los documentos y un método sencillo para crear transmisiones precisas.

PointBeyond identificó varias opciones para GBM: un sistema de gestión de transmisiones ya hecho, un sistema desarrollado a medida y Nintex Workflow 2010, que se podía integrar en el sistema Microsoft SharePoint Server 2010 existente en la empresa. Las dos primeras opciones eran caras, relativamente poco flexibles y podían plantear problemas de integración. Sin embargo, el uso de Nintex Workflow y SharePoint Server 2010 permitía a GBM modificar sus procesos de gestión de documentos mediante configuración en lugar de codificación, para acoplar los cambios a sus prácticas habituales.

En enero de 2012, GBM pidió a PointBeyond que implementara Nintex Workflow. "Cuando instalamos e integramos Nintex Workflow con SharePoint, el personal del proyecto de GBM comprendió rápidamente su ventaja", explica Ian Woodgate, director de PointBeyond. "El equipo del proyecto lo aprendió en muy poco tiempo, con nuestra orientación, aprendieron a utilizarlo como apoyo de sus procesos concretos".

Para julio de 2012, la mayoría de los empleados de GBM usaban Nintex Workflow para agilizar la aprobación y la gestión de los documentos y los procesos de transmisión. La compañía valora la función LazyApproval, con la cual los jefes pueden aprobar o rechazar solicitudes con una simple respuesta por correo electrónico en los términos permitidos, sin necesidad de iniciar sesión en el sistema.

En las transmisiones, Nintex Workflow asigna automáticamente un número de documento a un nuevo borrador o especificación, que se actualiza con cada revisión. Cuando un documento está completo, pasa a un proceso automático de aprobación por fases. Una vez aprobado, Nintex Workflow publica los archivos seleccionados para transmisión en la extranet de SharePoint de la empresa y envía al cliente un correo electrónico que incluye los enlaces. GBM ha quedado tan satisfecho con Nintex Workflow que planea ampliar su uso y automatizar los procesos en áreas como las finanzas y los recursos humanos.

Qué hemos conseguido

Gracias a la implementación de Nintex Workflow, GBM ha aumentado la productividad y ha minimizado los riesgos. "Con Nintex Workflow, hemos reducido nuestra carga de trabajo, mejorado la precisión del control de calidad de los documentos y aumentado la satisfacción de nuestros clientes", afirma Russell. "Ahora, el proceso de control de los documentos forma parte de nuestra rutina de trabajo, en lugar de suponer una sobrecarga adicional".

Entre las ventajas se encuentran:

  • Reducción del riesgo - GBM ha disminuido el riesgo de transmitir información incorrecta y ahora posee una auditoría de rastreo completa de los documentos enviados a los clientes. "El impacto y el coste de enviar la versión incorrecta de un documento pueden ser significativos", dice Russell. "Necesitamos tener la certeza absoluta de que nuestras transmisiones se controlan y emiten correctamente, y el uso de Nintex Workflow nos da esa confianza".
  • Mejora en el servicio a los clientes - La empresa ha recibido comentarios positivos de los clientes. "Nuestros clientes están contentos porque ya no tienen que recibir correos electrónicos enormes y les gusta iniciar sesión en la extranet para acceder de forma segura e inmediata a su información", explica Russell. "El uso que hacemos de Nintex Workflow nos confiere una ventaja competitiva importante en cuanto a la satisfacción de los clientes". Encontrar más preguntas
  • Personalización sencilla - GBM valora que su personal de los proyectos de ingeniería puede modificar Nintex Workflow para que se adapte a la evolución de los procesos. "Con la combinación de SharePoint y Nintex Workflow, ofrecemos y damos soporte a nuestras aplicaciones empresariales mediante configuración, sin necesidad de escribir código personalizado para los clientes", comenta Russell. "Esto reduce considerablemente los costes y nos capacita para implementar los cambios que necesitamos en los procesos empresariales".
  • Una buena inversión - Para GBM, la adopción de Nintex Workflow ha supuesto obtener lo mejor de sus recursos. "No solo estamos mejorando la forma de llevar nuestro negocio, sino que lo estamos haciendo mientras obtenemos un gran beneficio de nuestra inversión", dice Russell. "Necesitamos tener la certeza absoluta de que nuestras transmisiones se controlan y emiten correctamente, y el uso de Nintex Workflow nos da esa confianza". Joe Russell, director de ingeniería, GBM Minerals.
GBM Engineering
Company
GBM Minerals Engineering Consultants Limited
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Country
EMEA
Industry
Ingeniería
Business Situation
GBM utilizaba un sistema anterior para gestionar unos complejos procesos de documentación de proyectos, pero al sistema le faltaba funcionalidad, era lento y difícil de ampliar.
Solution
La empresa trabajó en asociación con PointBeyond para implementar Nintex Workflow 2010, que aprovecha y automatiza los procesos de numeración, asignación de metadatos y aprobación y transmisión de documentos.
Benefits
  • Reducción de riesgos
  • Mejora de la satisfacción de los clientes
  • Aumento de la eficiencia de los empleados
  • Flexibilidad para modificaciones futuras
  • Reducción de los costes totales

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GBM Minerals Engineering Consultants Limited


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