Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Tienda de artículos de moda en línea agiliza las aprobaciones un 90% con Nintex Workflow

Ekaterina Sumerkina, directora del Departamento Legal de KupiVip, sabía que el proceso de aprobación de su departamento no resultaba eficiente. El procesado de la documentación hasta su aprobación final llevaba demasiado tiempo, y cada vez se acumulaban más y más documentos a la espera de ser procesados. "Al ritmo que íbamos, podríamos haber tardado meses en resolver el trabajo pendiente", comenta. "Realmente necesitábamos encontrar una nueva manera de hacer las cosas".

KupiVip es una tienda de moda con sede en Moscú, Rusia. Pensada como un club de compras solo para miembros, KupiVip fue fundada en 2008, y vende artículos de moda y accesorios de diseñadores como Prada, Gucci y Giorgio Armani.

KupiVip ofrece hasta 20 "ofertas" de excedentes de inventario cada día, con descuentos de hasta el 70% sobre los precios de venta habituales. En la actualidad, la compañía cuenta con casi 10 millones de usuarios registrados, y para dar respuesta a su rápido crecimiento, KupiVip está ampliando su infraestructura con el fin optimizar sus actividades de almacenaje y entrega.

La acumulación de documentos atrasados ralentiza las aprobaciones

El Departamento Legal de KupiVip está formado por tres personas que se ocupan de asegurar el cumplimiento de la legislación vigente, resolver los asuntos legales de la empresa, elaborar y aprobar contratos, organizar el flujo de trabajo de los asuntos legales y proporcionar servicios jurídicos a los distintos departamentos de la empresa. El equipo cuantifica su éxito, en parte, por el número de acuerdos que pueden estudiar y aprobar, y por la rapidez en que pueden procesarlos.

Ekaterina era consciente de que el proceso de aprobación de la documentación se había convertido en un reto. "Había un gran número de documentos atrasados, y no existía ningún proceso para agilizar las aprobaciones", comenta. "Nos percatamos de que empleábamos más tiempo del que hubiéramos deseado en hacer avanzar los documentos por el sistema". Además, no existía ningún archivo definido en el que guardar y rastrear los documentos mientras se trabajaba con ellos.

El Departamento Legal de KupiVip necesitaba un proceso más eficiente que ayudará a mejorar la velocidad y la calidad de los documentos procesados, así como una manera segura de organizar los archivos que estaban en el proceso de aprobación. Fue entonces cuando el socio tecnológico de la compañía, LANIT, sugirió a Nintex.

Nintex Workflow agiliza los procesos

En colaboración con LANIT, el mayor integrador de sistemas de Rusia, KupiVip implementó una solución automatizada basada en Nintex Workflow. Nintex Workflow es un software de diseño de flujos de trabajo potente y fácil de utilizar que mejora los procesos comerciales y que se rentabiliza rápidamente.

Nintex Workflow faculta a los usuarios mediante herramientas fáciles —pero potentes— y les permite supervisar, administrar y reutilizar flujos de trabajo en cualquier lugar. Con Nintex Workflow, los usuarios pueden modelar y mejorar los procesos, independientemente de su complejidad. Se integra de forma transparente con otros sistemas, herramientas y servicios, y potencia y amplía la funcionalidad de SharePoint.

La automatización elimina los cuellos de botella y restaura el orden

Según Sumerkina, Nintex ha influido enormemente en su departamento. "Con Nintex Workflow ahora podemos hacer cambios en los procesos rápida y fácilmente, ¡no es necesario saber programación!", comenta. "Todo va mucho más rápido; es maravilloso".

También es más fácil para los usuarios mantener un archivo centralizado donde los documentos pueden ubicarse, pudiéndose acceder a ellos rápidamente en cualquier momento durante el proceso de aprobación. "Esto nos ha ayudado tanto en el Departamento Legal que la compañía está planeando ampliar el uso de Nintex Workflow a otros de sus procesos claves", indica Sumerkina.

KupiVip
Company
KupiVip
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Country
Rusia
Industry
Comercio electrónico
Business Situation
KupiVip buscaba una manera de agilizar el proceso de aprobación de sus documentos legales, y encontrar una forma eficiente de almacenar y acceder a los archivos durante el mismo.
Solution
Nintex Workflow permitió al Departamento Legal de KupiVip diseñar flujos de trabajo que resultaron en aprobaciones más rápidas y crear ficheros de documentos que permitieron a los gerentes consultar y supervisar los archivos durante el proceso de aprobación.
Benefits
  • Aprobación de documentos un 90% más rápida
  • Mejor archivado de documentos
  • Sencillo diseño del flujo de trabajo

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KupiVip


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