Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Cómo mejora drásticamente el nivel de atención a la comunidad al agilizar procesos complejos

Como sabe todo bombero, la resolución de una situación peligrosa depende de poder hacer lo correcto y en el momento correcto. Esa misma teoría se aplica a las oficinas administrativas, como descubrió la sede central del Servicio contra incendios de Nueva Zelanda (NZFS). Teníamos que agilizar los procesos manuales para mejorar la productividad, la precisión y la eficiencia. "Teníamos un sistema de compartimentos estancos", afirma Lesley Jones, analista sénior de negocio y gestor de proyectos de NZFS". Llegados a ese punto, el estudio de la automatización de los flujos de trabajo ya era tanto una necesidad como una prioridad".

El Servicio contra incendios de Nueva Zelanda consta de 450 parques y hasta 8000 empleados a tiempo completo y voluntarios que trabajan para proteger y ayudar a la comunidades de toda Nueva Zelanda. La organización atiende las emergencias y dedica un volumen de recursos notable a la prevención de incendios a través de programas de formación, iniciativas para concienciar a la comunidad y el trabajo con propietarios de constructoras. Para resolver los problemas de flujo de trabajo, el NZFS implementó Nintex Workflow y mejoró drásticamente su capacidad de gestionar, compartir, organizar y acceder a datos que salvan vidas.

Los procesos manuales retrasaban las aprobaciones

La organización se apoyaba en procesos basados en papel que se habían vuelto imprescindibles para el funcionamiento del NZFS. La gestión de los datos importantes era un problema porque la introducción y la aprobación de los documentos y los datos esenciales se canalizaban a mano, y luego los guardaban muchas personas distintas en unidades de red, ordenadores y ubicaciones físicas de lo más variado.

"Había una falta de flujo de información entre la gente y los procesos", afirma Jones. "Se podía perder información muy valiosa y a menudo no podíamos asegurar que los datos que teníamos fueran los más actuales". También hacía falta optimizar la obtención de aprobaciones. Según Jones: "No podíamos garantizar que fuera la persona indicada la que aprobara los documentos finales, ni que los documentos que teníamos fueran las versiones finales y aprobadas". El NZFS sabía que tenía que encontrar una solución para evitar la duplicación de información, los procesos ineficientes y los errores provocados por el uso de documentos desactualizados.

Los flujos de trabajo personalizados eliminan la complejidad

Para solucionar estos problemas, el NZFS se asoció con Provoke Solutions, un líder mundial en el desarrollo en línea, en la ejecución de estrategias en la nube y en el diseño de experiencias de usuarios. El NZFS y Provoke implementaron una solución basada en Nintex Workflow for SharePoint, un diseñador de flujos de trabajo que mejora los procesos empresariales y ofrece un rápido retorno de la inversión.

Con Nintex, NZFS puede automatizar flujos de trabajo muy complejos y que consumen mucho tiempo. Dice Jones: "Tenemos procesos muy complejos. Una de las cosas que más me gusta de Nintex es lo configurable que es".

Nintex se integra con SharePoint, lo que permite a los empleados ir a un repositorio central para acceder a todas las tareas que exijan una acción. Como ha creado flujos de trabajo personalizados y altamente estructurados, NZFS controla estrechamente la organización de los documentos y de las tareas, las aprobaciones, el cumplimiento de la normativa, la precisión, la accesibilidad y el cumplimiento de los plazos.

Según Jones, Nintex les permite agilizar considerablemente las tareas cotidianas. "Ahora las órdenes de salida se entregan a los empleados por correo electrónico, y pueden ir a un solo sitio para obtener los documentos o instrucciones que necesiten. No tienen que ir de una unidad de red a otra para estar al tanto de una cosa. Se les envía todo lo que necesitan directamente a ellos".

Aumento de la calidad de los servicios contra incendios

Al agilizar los procesos complejos y proporcionar un sistema central de flujos de trabajo altamente organizado, Nintex Workflow ha permitido al NZFS que mejore el nivel del servicio que prestan a la comunidad".

Por el hecho de mejorar la precisión, la línea de responsabilidades y el cumplimiento de la normativa en el proceso de investigación de los incendios, Nintex también ha aumentado la eficiencia en la asignación y ejecución de planes de acción. Pero lo más importante es el impacto que ha tenido en la seguridad contra incendios.

"El uso de Nintex Workflow ha mejorado enormemente nuestra reputación en otros organismos estatales. El nivel de los informes que emitimos ahora y el nivel de extinción de incendios son mucho más altos que antes. No solo prestamos un nivel mejor de servicio, sino que ahora podemos establecer los puntos de referencia que nos permiten cuantificar y medir ciertos niveles de servicio por primera vez", afirma Jones.

NZ Fire Service Operations
Company
Servicio contra incendios de Nueva Zelanda (NZFS)
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APAC
Industry
Seguridad pública
Business Situation
Los procesos manuales estaban obstaculizando los proyectos, informes y operaciones del Servicio contra incendios de Nueva Zelanda con errores y retrasos.
Solution
Nintex Workflow for SharePoint permitió a la organización automatizar los flujos de trabajo, aumentar su precisión y mejorar el servicio en todo el país.
Benefits
  • Mejora en la línea de responsabilidades
  • Mejora de la calidad de las investigaciones de incendios
  • Mejora en el cumplimiento de la normativa

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