Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

La administración pública impulsa la automatización, mejora la productividad y el servicio público

La administración pública del Principado de Liechtenstein quería automatizar algunos procesos empresariales para mostrarse más activos ante el público, aumentar la productividad de la plantilla y conservar los recursos financieros. La administración pública invirtió en Nintex Workflow y dox42 para dar solución a esas necesidades. Ahora es una solución flexible y asequible de automatización de flujos de trabajo que se está utilizando para optimizar eficazmente las operaciones.

Necesidades de la empresa

Los gobiernos y las administraciones públicas de todos los lugares se esfuerzan por hacer más con menos, como ofrecer servicios mejorados a los ciudadanos y negocios, mientras que aumentan la eficacia de los empleados. Por ello, Liechtenstein estableció una estrategia de gobierno electrónico convocando la selección de un conjunto definido de productos de software que pudieran implementarse en escenarios versátiles para lograr los objetivos. Uno de estos escenarios implicaba la automatización de los procesos internos y externos. "Sabíamos que si automatizábamos más procesos, incluso los menos utilizados, mejoraría la productividad y el servicio a los ciudadanos, los negocios en Liechtenstein, y las autoridades internas, a la vez que se reducirían los costes", explica Sven Lässer, director de la Unidad especializada en el gobierno electrónico de la administración pública del Principado de Liechtenstein.

La unidad especializada en gestión de gobierno electrónico busca oportunidades para aprovechar la automatización de procesos de manera continuada. Por ejemplo, la administración pública emplea un servicio de formularios electrónicos estándar en el sector público llamado AFS, de aforms2web, en todos los departamentos. Pero incluso cuando clientes internos o externos de la administración pública rellenaba solicitudes con AFS, los empleados que rellenaban las solicitudes tenían que copiar manualmente la información en varios documentos o sistemas, con posibilidad de cometer errores, ralentizar el servicio y dañar la productividad del personal.

La administración pública quería encontrar la forma de automatizar gradualmente más procesos de negocio, por tanto, necesitaba soluciones tecnológicas ampliables lo suficientemente generales como para poder aplicarse a distintos procesos y capaces de integrarse bien con una serie de sistemas ya existentes.

Aplicación de la solución correcta

Después de revisar varios productos de software, la administración pública tomó la decisión estratégica de usar Nintex Workflow y dox42 para los escenarios de automatización definidos. La implementación de ambos facilitaría la automatización de cada paso de un proceso determinado con Nintex Workflow y la mejora de ese proceso con dox42 para extraer datos de varias fuentes y producir documentos automáticamente en el formato elegido, que después se envían por correo electrónico u otros canales designados, como el servicio de entrega oficial de la administración. Una prueba de concepto, que abordaba procesos de la vida real, aseguraba que la solución cubría las necesidades de la administración. Demostraba cómo Nintex Workflow puede emplearse para facilitar la creación de procesos empresariales automatizados, incluida la generación automática de documentos y la entrega de documentos oficiales mediante dox42. Impresionada con el rendimiento de ambos productos combinados, la administración pública adoptó formalmente dox42 y Nintex Workflow. "Vimos que Nintex Workflow y dox42 satisfacían nuestros requisitos", recuerda Lässer. "Ambos tienen una funcionalidad clara y centrada, y una arquitectura extensible que permite usarlos en distintos escenarios, algo así como si fueran bloques de construcción de software. Esta flexibilidad, más la fácil integración con AFS y Microsoft Office, era exactamente lo que necesitábamos para los escenarios objetivo de la automatización".

La filosofía sobre tecnología de la administración incluye confiar en partners de servicios para algunos desarrollos. Sin embargo, los empleados hacen ajustes con el diseñador de flujos de trabajo de Nintex y el complemento de Word para dox42. Están satisfechos porque pueden hacer esos cambios sin ayuda o formación de fuera de la empresa.

La administración pública ha automatizado múltiples procesos empresariales y la creación de gran cantidad de documentos distintos, y sigue aprobando la automatización de nuevos procesos para lograr mayor impacto.

Qué hemos conseguido

La administración pública del Principado de Liechtenstein tiene ahora tecnología para crear y ajustar flujos de trabajo automatizados que se adaptan a las regulaciones y los procesos empresariales cambiantes. Como resultado, la plantilla de la administración pública es más eficiente y ágil de cara al público.

  • Más capacidad de respuesta Los ciudadanos y las empresas no tienen que esperar a recibir documentos administrativos porque los formularios enviados se pueden trasformar de inmediato en licencias, recibos o permisos oficiales, sin el proceso de cortar y pegar manual que antes se requería. Cuando las aprobaciones son necesarias, el flujo de trabajo dirige automáticamente la información a los canales adecuados. "Creo que los ciudadanos tienen más confianza en la administración pública cuando aceleramos los procesos para responder mejor a sus necesidades", afirma Lässer.
  • Aumento de la precisión Antes, los errores humanos podían causar retrasos en los procesos, pero la integración de Nintex y dox42 con AFS disminuye el riesgo de error. "En cualquier momento en que los empleados tienen que transferir manualmente información, los errores se pueden producir", dice Lässer. "Con Nintex Workflow y dox42, estamos minimizando los errores y logramos información precisa más rápidamente. Además, nuestros empleados están libres de tareas repetitivas y laboriosas de cortar y pegar. "Uso inteligente de los recursos financieros– La administración pública ahorra dinero de varias formas, gracias al uso de Nintex Workflow y dox42. Por ejemplo, con más eficiencia, los empleados no necesitan hacer horas extra para acabar el trabajo. Además, la unidad especializada en gestión de gobierno electrónico hizo un análisis del retorno de la inversión de cada proceso automatizado y encontró que las herramientas se amortizaban en solo seis meses. "Cuantos más procesos automaticemos, más valor obtendremos de Nintex Workflow y dox42", comenta Lässer.
  • Flexibilidad – la unidad especializada en gestión de gobierno electrónico aprecia mucho la capacidad de ampliar la automatización paso a paso. "Podemos desarrollarnos continuamente porque Nintex Workflow, la plataforma SharePoint y dox42 nos permite adaptarnos a los cambios de requisitos y necesidades sin tener que invertir de nuevo. Además, la gran aceptación por parte de los empleados ofrece una base prometedora para aumentar la automatización de procesos", dice Lässer. "Las herramientas se pueden usar en diversos tipos de procesos, procesos personalizados para nuestros clientes, lo que significa que podremos usarlos durante muchos años".
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Principado de Liechtenstein
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Industry
Gobierno
Business Situation
La administración pública del Principado de Liechtenstein quería mejorar el servicio y aumentar la eficacia de la plantilla al tiempo que reducía costes mediante la automatización de varios procesos empresariales en todos los departamentos.
Solution
La administración pública eligió implementar e integrar una solución de software que incluyera Nintex Workflow para automatizar los procesos manuales y dox42 para generar documentos automáticamente.
Benefits
  • Más capacidad de respuesta
  • Aumento de la precisión
  • Uso inteligente de los recursos financieros
  • Flexibilidad

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