Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Caso práctico del Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas

Los empleados del Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas (UNDP) Bangladés dedicaban varias horas por semana a manejar los procesos operativos. Para aumentar la eficiencia, la organización adoptó Nintex Workflow 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010 a fin de poder desarrollar rápidamente flujos de trabajo personalizados para automatizar sus procesos manuales. Ahora, el UNDP Bangladés está aprovechando al máximo sus recursos y calcula que puede ahorrar hasta 5000 horas al año, lo que le permite dedicarse plenamente a su misión: mejorar el desarrollo social y económico de Bangladés.

En 2010, Jesime Tuli hizo historia en Bangladés, pues fue la primera mujer que ganaba unas elecciones municipales en el país. Aunque sea una nación floreciente, Bangladés ha hecho y hace frente a la desigualdad de géneros, la pobreza y otros problemas graves. El Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas (UNDP) Bangladés quiere ayudar a los bangladesíes a superar esos retos y traer cambios tan positivos como el de las últimas elecciones. La organización lucha por la gente del país en campos tales como el control del gobierno, la disminución de la pobreza, el medioambiente, la energía y el cambio climático, la gestión de las catástrofes y la consecución de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.

Fundada en 1972, la UNDP Bangladés es una organización sin ánimo de lucro que se esfuerza por sacar el máximo partido a sus escasos recursos —tanto financieros como de mano de obra— para asegurarse de que todo su esfuerzo se traduzca en el que los bangladesíes mejoren sus vidas por ellos mismos. Sin embargo, las circunstancias operativas se lo ponen difícil. "En todas las oficinas de nuestra organización, los empleados tenían que dedicar mucho tiempo a procesos manuales que les robaban el tiempo y la energía que debían invertir en el importante trabajo del programa", recuerda Shofiqul Islam, Experto de Gestión Web del UNDP Bangladés. Por ejemplo: el UNDP Bangladés tiene unos 4000 proveedores en su sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Una media de 10 a 20 veces diarias, los empleados tenían que modificar los datos de la cuenta bancaria de un proveedor, sus direcciones de correo y otros datos, a fin de que el proveedor recibiera los pagos puntualmente y siguiera suministrando los bienes o servicios necesarios para los programas del UNDP Bangladés. Esos empleados tardaban muchas horas en reunir los documentos de referencia necesarios, en localizar a un gestor autorizado para aprobar cada cambio del papel, en introducir manualmente ese cambio y su código de aprobación en el sistema ERP y en realizar un seguimiento para asegurarse de que el proveedor lo recibía todo a tiempo.

"Podíamos tardar un día o más en obtener la aprobación de un cambio en los datos de un proveedor, y a menudo implicaba horas de desplazamiento a la oficina correspondiente, esperar a que llegara el gestor y a que estuviera disponible y al final conseguir la aprobación del cambio", afirma Islam. "Eso impedía a los empleados dedicarse a trabajos más productivos y estaban muy frustrados por el uso tan ineficiente de su tiempo".

Aquellos relacionados con los programas individuales de la organización y de su equipo de compras de suministros también se sentían frustrados por los procesos. Cuando los Socios del Programa necesitaban unos bienes o servicios en particular (material de oficina, por ejemplo) tenían que hacer solicitudes oficiales al equipo de compras, que manejaba más de 1000 solicitudes al año, y que siempre tenía unas 100 solicitudes encima de la mesa. Desde el inicio a la aprobación, cada solicitud podía requerir hasta 33 pasos, que podrían incluir la reunión y envío de numerosos documentos, la revisión manual de los envíos, la anotación de datos que faltaban, etc.

"Como no había ningún método oficial para comunicar que un paso en concreto había tenido problemas o que hacía falta dar más datos, los socios del programa a menudo no tenían ni idea de que sus solicitudes se habían atascado", afirma Islam. "Los retratos provocados por nuestra carencia de un proceso eficiente influía mucho en la eficacia del programa cuando los socios no recibían lo que necesitaban", afirma Islam. Además, el UNDP Bangladés no tenía ningún método directo de recopilar los informes de estados consolidados, lo que impedía a los gestores sénior basar sus decisiones empresariales sobre dirección estratégica en las necesidades de compras de suministros que tenía realmente la organización.

La organización observó que otras oficinas de campo del UNDP estaban implantando soluciones de software para mejorar sus procesos de compra, lo que llevó al UNDP Bangladés a pensar en herramientas para mejorar su eficiencia general. "Queríamos prestar asistencia a la gente de Bangladés lo más rápido y exhaustivamente posible, así que decidimos recurrir a las mejores tecnologías para agilizar nuestras operaciones", afirma Manjur-e-Khuda, Gestor de TI en el UNDP Bangladés.

El UNDP Bangladés estudió sus opciones y llegó a la conclusión de que tenía que introducir procesos automatizados de flujos de trabajo en la organización. Como el UNDP Bangladés carecía internamente de los conocimientos necesarios para desarrollar flujos de trabajo personalizados automatizados con ASP.NET u otras herramientas de desarrollo, la organización pensó en contratar empleados dedicados al desarrollo. "Descubrimos que un desarrollador en plantilla nos costaría demasiado al mes, y teníamos que ser cautos para no desviar recursos necesarios de nuestros programas", afirma Manjur-e-Khuda. "Aunque sabíamos que las mejoras operativas acabarían siendo beneficiosas para nuestros programas, nos resistíamos a gastar demasiado de nuestro presupuesto, ya de por sí limitado".

Después, el UNDP Bangladés estudió la posibilidad de usar Microsoft Office SharePoint Server 2007 como base para crear flujos de trabajo personalizados, pero sus empleados tampoco tenían los conocimientos técnicos especializados necesarios para llevar ese plan a buen puerto. Como no encontraron en Bangladés consultores con la experiencia en desarrollo adecuada, la organización decidió que tendrían que traer a un consultor técnico de otro país, lo que costaría 6000 US$ al mes, con una duración prevista de varios meses.

Pero, antes de contratar a un desarrollador externo, el UNDP Bangladés estudió la posibilidad de usar los productos de flujos de trabajo terminados de Nintex y de otros fabricantes, en vez de desarrollar su propio código. Islam se descargó una versión gratuita de prueba de Nintex Workflow 2007 y la probó con Office SharePoint Server 2007. En tan solo unos días había creado un prototipo de flujo de trabajo y demostró a los gestores sénior que los empleados internos podían utilizar perfectamente Nintex Workflow para solucionar los problemas con los procesos de la organización. Decidió que los productos de flujos de trabajo de otros ISV no ofrecían la misma abundancia de funciones preparadas para la Web. "Estudié ofertas similares del mercado, pero no encontré ningún producto mejor ni más eficiente que Nintex Workflow", explica Islam.

El UNDP Bangladés optó por implementar Nintex Workflow 2010 junto con Microsoft SharePoint Server 2010. A la organización le pareció muy sencillo instalar Nintex Workflow, y eso que solamente contaban con los recursos disponibles en la web de Nintex y con el manual de instalación de la web comunitaria de autoservicio de Nintex Connect. "El proceso era totalmente intuitivo: no había ninguna barrera para adquirir Nintex Workflow ni para implementarlo. Nos pareció que el precio era muy razonable", dice Islam.

Islam y otros dos empleados de TI en seguida se pusieron a desarrollar flujos de trabajo, según los requisitos indicados por los gestores empresariales del UNDP Bangladés para garantizar unos flujos de trabajo precisos y exhaustivos. Terminaron la primera solución de gestión de proveedores en 15 días, y los empleados en seguida empezaron a dirigir el proceso de cambio de proveedores con el nuevo flujo de trabajo personalizado. El equipo de TI no había tenido ningún problema para integrar Nintex Workflow con el sistema ERP de la organización, lo que suprimía el tiempo y los riesgos provocados por la introducción manual de datos de antes. En la actualidad, en vez de llevar en mano los documentos de papel a los gestores para su aprobación, los empleados se quedan en su mesa y envían electrónicamente sus actualizaciones de perfiles de proveedores, incluso los documentos de referencia escaneados. La solución envía automáticamente las solicitudes de aprobación a los gestores adecuados y manda al instante sus respuestas al remitente. De hecho, las personas relacionadas con una solicitud determinada pueden dirigir todas las comunicaciones sobre ella a través de la solución de flujos de trabajo.

El equipo de TI también desarrolló en seguida un proceso de compras automatizado con Nintex Workflow. Más de 50 empleados envían ahora sus solicitudes de compra de suministros a través de una interfaz web, sin salir de sus oficinas. La solución de SharePoint les guía a lo largo del proceso, indicándoles cuándo deben adjuntar copias escaneadas de todos los documentos y aprobaciones necesarios. Cuando un socio del programa envía una solicitud, el gestor de compras del UNDP Bangladés recibe la notificación al instante por correo electrónico y asigna a un comprador del equipo de compras para que maneje la solicitud. Después, la solución avisa al socio y al comprador e inicia el siguiente paso del proceso. El socio también recibirá una notificación automática si en los materiales enviados faltan documentos o si el comprador rechaza la solicitud. Cuando se ha comprado un artículo solicitado, el comprador cierra la solicitud y se envía automáticamente una alerta por correo electrónico al solicitante. Además, los empleados de TI del UNDP Bangladés también desarrollaron un panel de control integrado para que los gestores sénior de la organización tuvieran una perspectiva clara de los informes consolidados de compras que estaban al día. Los empleados del UNDP Bangladés aprecian tanto el valor de Nintex Workflow que la organización ha empezado a automatizar procesos empresariales para respaldar otros campos de sus operaciones. Por ejemplo: la Agrupación de Gestión de Resultados y Recursos de la organización usa un flujo de trabajo para llevar un seguimiento de los resultados del programa y supervisar las asociaciones.

El UNDP Bangladés también tiene un flujo de trabajo para avisar a los trabajadores independientes cuando vencen sus contratos y para automatizar el método por el que los empleados cambian sus contraseñas de SharePoint, liberando de esas tareas a la plantilla de TI de la organización, bastante reducida. El UNDP Bangladés tiene previsto automatizar más procesos empresariales en un futuro próximo, incluida la automatización de su Sistema de Gestión de Fondos de Donaciones y los procesos asociados de solicitudes y aprobaciones por correo electrónico.

El UNDP Bangladés ahora tiene los medios para agilizar operaciones en muchas facetas de su negocio, lo que contribuye a aumentar la productividad de los empleados y a concentrarse en la valiosa tarea a la que se dedica la organización. "La implementación de Nintex Workflow ha ahorrado muchísimo tiempo a nuestros empleados y dinero al UNDP Bangladés", afirma Islam.

Mayor eficiencia

El uso de Nintex Workflow le ha dado al UNDP Bangladés la capacidad de acortar el tiempo empleado en el desarrollo de flujos de trabajo y en todos sus procesos operativos. En cuanto a desarrollo, la organización consiguió crear flujos de trabajo con Nintex Workflow más rápido de lo que lo habría hecho con ASP.NET o con otras herramientas. "Si hubiéramos usado otras herramientas de programación habríamos tardado seis veces más que desarrollando en Nintex Workflow", afirma Islam. "Además, vimos las ventajas inmediatamente, pues como tardábamos menos en desarrollar, los empleados del UNDP podían empezar a ahorrar tiempo en seguida y no tuvieron que esperar meses a la solución".

Desde el punto de vista de las operaciones, el UNDP Bangladés calcula que se va a ahorrar más de 5000 horas de trabajo al año porque los socios del programa, los gestores y otros empleados pueden realizar los procesos operativos rápidamente, sin el tiempo ni las complicaciones de los desplazamientos de antes. "Nuestro proceso de cambios de proveedores antes llevaba más de un día y ahora se ha reducido a unos clics con el ratón", afirma Islam. "Nuestro proceso de solicitud de compras ha mejorado notablemente; los solicitantes y los empleados de compras ahorran por lo menos una hora al día en tareas manuales, y los solicitantes pueden realizar un seguimiento de sus solicitudes desde su mesa, sin llamadas telefónicas ni reuniones con empleados de compras".

Costes reducidos

UNDP Bangladés se ahorró tiempo, dinero y recursos con su decisión de adoptar Nintex Workflow en vez de contratar más empleados o expertos del extranjero. "Un consultor de SharePoint nos habría costado hasta 7000 US$ al mes, y probablemente habría tardado muchos meses en desarrollar un número reducido de flujos de trabajo", afirma Manjur-e-Khuda. "Un desarrollador en plantilla habría costado 1200 US$ al mes y por un tiempo indefinido. Gracias a que elegimos Nintex Workflow, llegamos al punto de equilibrio en menos de un año, y estamos convencidos de que veremos mayores retornos de la inversión si seguimos haciendo buen uso de nuestras herramientas. Utilizamos la tecnología con sentido común para poder dedicar más recursos a atender a los bangladesíes".

Procesos más rápidos

Gracias al enrutamiento automático de Nintex Workflow, los empleados del UNDP Bangladés ya no tienen que buscar individuos o datos en persona, tanto si son socios del programa que buscan documentos de apoyo necesarios como empleados que precisan aprobaciones de gestores para los cambios en vendedores, o gestores sénior que quieran conocer las tendencias de la organización. "Con Nintex Workflow, hemos conseguido que los empleados puedan llevar a cabo los pasos del proceso a través de Internet, desde casa o desde donde sea —incluso por correo electrónico con dispositivos móviles—, así que ya no dependen de las conexiones a Internet locales por tierra", afirma Islam. "Como manejamos nuestros procesos de una manera más eficiente, podemos hacerlo en mucho menos tiempo: desde generar rápidamente los pagos a proveedores en las cuentas bancarias adecuadas hasta satisfacer las solicitudes de compra de suministros o renovar contratos".

Adds Md. Mominul Haque, ayudante del Programa de UNDP Bangladés, "valoro mucho la utilidad de los flujos de trabajo automatizados, pues son muy efectivos como ayuda en mi trabajo administrativo cotidiano. En cuanto empecé a usar los flujos de trabajo automatizados, mi carga de trabajo disminuyó bastante y he aumentado la calidad y la cantidad de mis tareas. Ahora sacó mucho más trabajo adelante en un día que antes, pues no tengo que pasar horas de aquí para allá para conseguir las aprobaciones por escrito de los gestores".

Mayor eficacia en la atención a los bangladesíes

Como los empleados del UNDP Bangladés son más eficientes, pueden concentrarse en su trabajo más importante. La organización disfruta de una mayor transparencia y de una toma de decisiones más rápida con respecto a las solicitudes de compra de suministros, de modo que los socios del programa reciben mucho antes los recursos que necesitan. Los proveedores también cobran con más puntualidad, lo que les permite suministrarnos bienes y servicios más rápido para aquellos que los necesitan. El acceso a los datos consolidados, a través de la solución integrada de panel de control, permite a los gestores sénior pasar menos tiempo en reuniones —y olvidarse de las interrupciones de los que venían a pedir aprobaciones— y poder concentrarse en el trabajo importante y necesario de verdad. "Al final, la mejora en la eficiencia de nuestros empleados contribuye a la mejora del desarrollo social y económico de Bangladés", concluye Islam. "Todos los días hacemos todo lo que podemos para contribuir a la mejora de nuestro país. Por haber adoptado Nintex Workflow, hemos podido hacer muchísimo más para mantener a Bangladés en la buena dirección".

UNDP
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Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas
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APAC
Industry
Sin ánimo de lucro
Business Situation
El UNDP Bangladés tenía muchos problemas con los procesos manuales y buscó la manera de agilizarlos para que los empleados pudieran pasar menos tiempo gestionando procesos y más trabajando para mejorar directamente la vida en Bangladés.
Solution
El UNDP Bangladés implementó Nintex Workflow 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010 para crear procesos automatizados de flujos de trabajo rápida y fácilmente para los equipos de compras y de gestión de proveedores.
Benefits
  • Mayor eficiencia
  • Costes reducidos
  • Procesos más rápidos
  • Mayor eficacia en la atención a los bangladesíes

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