Casos prácticos

Historias de éxito en las que destaca el ahorro de tiempo y dinero

 

Automatizar los procesos manuales con flujos de trabajo ofrece a la universidad eficiencia y reducción de costes

Frank Güsmer, director de Recursos Humanos de la Facultad universitaria de Copenhague (UCC), se enfrentaba a un reto profesional. Los flujos de trabajo manuales hechos en papel requerían cada vez más tiempo y corrían el riesgo de no cumplir los objetivos de eficiencia y presupuesto establecidos. La institución necesitaba urgentemente solucionar la situación pero, como sucede a muchas organizaciones del ámbito educativo, no contaba con el gran presupuesto y los recursos especializados para ello.

"Nuestros procesos llevaban tiempo pidiendo actualizarse", explica Güsmer, "pero teníamos que estar seguros de que la solución elegida arreglaría pronto el problema y sería rentable y escalable, para adaptarse a nuestras necesidades de futuro".

Misión de la UCC

La universidad ofrece formación académica y vocacional a más de 16.000 estudiantes a tiempo completo y parcial, además de cursos de desarrollo profesional para quienes ya están en el mercado laboral. Con 14 ubicaciones en Copenhague y su región, también alberga una instalación de investigación aplicada de renombre.

El manual de la institución, los procesos de los informes de gastos y nóminas gestionadas en papel se habían vuelto muy laboriosos. Güsmer sabía que para mejorar la eficiencia, se necesitaba un cambio.

Los procesos manuales agotan la eficiencia

Se había pedido al personal pagado por horas de la institución que rellenaran las hojas de horas y los informes de gastos en papel, los cuales después pasaban físicamente hasta el jefe para su aprobación. Una vez aprobados, los datos se introducían manualmente en el sistema de nóminas de la empresa.

"Nuestro sistema anterior estaba plagado de errores en la entrada de datos, firmas que faltaban, autenticaciones incompletas y omisión de documentación", dice Güsmer. "Se había vuelto muy difícil para el personal de nóminas aumentar la eficiencia en el proceso de aprobación". Como resultado, las nóminas de los empleados pagados por horas solían acumular varios días de retraso y el personal de recursos humanos de la institución estaba sobrecargado con las quejas y anulaciones administrativas.

Güsmer y su equipo sabían que una solución de flujos de trabajo automatizado basado en TI que pusiera fin al proceso manual sujeto a errores humanos resolvería sus problemas.

Alcanzar el éxito con flujos de trabajo

UCC ya utilizaba Microsoft SharePoint y su partner de TI, ProActive, le mostró modos de utilizar SharePoint incluso mejor con Nintex Workflow. Después de saberlo, la institución eligió implementar una solución basada en Nintex Workflow for SharePoint, un diseñador de flujos de trabajo que mejora los procesos empresariales y ofrece un rápido retorno de la inversión. Según Güsmer, Nintex Workflow era exactamente la solución que la UCC estaba buscando. "Nintex Workflow consigue realmente los objetivos. Se integró perfectamente en nuestra infraestructura existente y en poco tiempo se organizaron todos los flujos de trabajo, de los sencillos a los complejos", dice. "Y realmente era fácil para los usuarios gestionar los flujos de trabajo y utilizarlos una y otra vez".

Según Güsmer, el aspecto de autoservicio de Nintex Workflow es clave. "La solución Nintex permite a los usuarios introducir los datos de las nóminas y los gastos ellos mismos, que automáticamente pasan a la aprobación de las instancias superiores, fin de los papeles y el proceso manual", comenta. Una vez aprobados, los datos pasan de forma automática a un sistema contable de la universidad sin necesidad de intervención manual.

La solución de Nintex no solo automatizó el proceso de nóminas y gastos de UCC, también simplificó la contabilidad. Con la función de separación de Nintex Workflow, el sistema puede tomar una matriz de información financiera, clasificarla y archivarla en el sistema de contabilidad de SharePoint de la institución para el análisis y acceso bajo demanda.

Increíbles resultados con la automatización

Gracias a Nintex Workflow, UCC pudo mejorar la eficiencia de los procesos de informes de gastos y nóminas, con la automatización del papeleo de nóminas para asegurar que los empleados que cobran por hora lo hacen a tiempo y los reembolsos también. El personal de la universidad también logró una visión completa de todo el proceso y se redujo la cantidad de consultas hechas al personal de nóminas.

Güsmer comenta contento, "Hoy, nuestros administradores de recursos humanos y nóminas dedican más tiempo a actividades críticas en lugar de luchar contra la burocracia". Y como la documentación de nóminas archivada se almacena en SharePoint, es fácil para ellos localizarla y acceder a ella cuando la necesitan.

UCC College
Company
University College UCC
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Country
Dinamarca
Industry
Educación
Business Situation
Los procesos manuales de nóminas e informes de gastos hechos en papel de la universidad se habían vuelto engorrosos e ineficaces y daban lugar a costes administrativos más elevados, baja calidad de los datos y  aumento de las peticiones de soporte.
Solution
Nintex Workflow for SharePoint ofreció a UCC un modo sencillo de automatizar el sistema de aprobación de nóminas manual, y consolidar y centralizar todos los flujos de trabajo de ,nóminas y ofrecer mejores informes sobre gastos y nóminas.
Benefits
  • Reducción de los costes administrativos de nóminas
  • Reducción del tiempo para la entrada de datos
  • Mejoró la calidad de los datos
  • 20 % de disminución de las solicitudes de soporte

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